Оптимизация документооборота – не только услуга аренды принтера или покопийного обслуживания – это комплекс мер, направленных на снижение затрат, повышение производительности, защиту данных.
Вопросы:
- Сколько страниц каждый работник печатает в месяц?
- Сколько печатается дубликатов документов (утеря, низкое качество оригинала, халатность)?
- Сколько документов печатается случайно в цвете?
- Сколько времени теряется на простои принтера (ремонт, отсутствие расходных материалов, низкая производительность оборудования)?
- Конфиденциальные документы не попадают в чужие руки?
- Как это влияет на финансовый результат?
- для предприятия с парком техники порядка 1.000 единиц годовые потери на
процессе документооборота могут достигать 2.000.000 грн. (экономия может быть
достигнута за счет снижения количества перепечатки, снижения стоимости 1
страницы, сокращения количества обслуживающего персонала)
- для малого бизнеса цифра годовой экономии выглядит меньше, но как оценить
стоимость невозможности своевременно распечатать договор, счет или расходные
документы – как минимум это грозит отправкой документов позже почтой,
курьерской службой (затраты 5-30 грн. за несколько страниц), а возможно
приведет к утере клиента. А как оценить забытый в принтере прайс или финансовый
отчет и попавший в результате в руки конкурентов?
В больших компаниях ставятся вопросы о том, как вообще должна быть устроена инфраструктура печати, как локализовать и устранить источники неэффективности, как должны учитываться интересы групп пользователей, какие ещё нужны сервисы и решения.
Проблемы
- Изношенный парк техники (старше 5 лет)
- Разношерстный парк (более 60 моделей разных вендеров), преобладание однозадачных моделей
- Колоссальная стоимость владения парком
- Большой процент выхода из строя оборудования
- Сложности в обслуживании парка
- Отсутствие единой точки ответственности
- Ежемесячно обрабатывается большое количество счетов
- Не видна реальная картина стоимости офисной печати
- Финансовый контроль невозможен, так как нет централизованного управления этими значительными затратами
- Составляющие процесса (устройства, услуги, расходные материалы) относятся к различным статьям и уровням бюджета и не имеют конкретного ответственного лица
- Необходимо поддерживать контакты с множеством поставщиков разными контрактами, многочисленными счетами
- Предоплата за поставляемые расходные материалы
- Отсутствие контроля качества
Цели и задачи:
- Унификация оборудования
- Контроль и учет издержек
- Поставка расходных материалов «здесь и сейчас»
- Защита данных в течение всего процесса
- Гарантированная безопасность документов
- Увеличение времени безотказной работы техники
- Минимум простоев в результате поломок, планового обслуживания
- Редкая замена расходных материалов.
- Повышение производительности труда сотрудников
- Отсутствие первоначальных инвестиций
Управление офисной инфраструктурой производится в рамках единого договора про принципу «всё включено» с постраничной оплатой, счета по которому могут быть легко детализированы и распределены по центрам затрат.
Централизованный контроль и управленческая отчетность обеспечивает постоянство мероприятий по снижению расходов и дальнейшему усовершенствованию
Обследование офисной
инфраструктуры и процессов |
Управление эксплуатацией |
Оценка текущей ситуации Формирование стратегии Расчет финансовой модели |
Служба поддержки Онлайн мониторинг Техническое обслуживание |
Оборудование парком техники |
Бэк офис по управлению |
Оптимизация Установка, удаление, перемещение Управление материалами |
Управление контрактами Контроль затрат Отчетность |
Обследование офисной инфраструктуры и процессов |
Оборудование парком техники |
Управление эксплуатацией |
Бэк офис по управлению |
Оценка текущей ситуации. Оценка уровня текущих затрат Формирование стратегии. Разработка долгосрочного
плана организации документооборота. Расчет финансовой модели Расчет экономического эффекта
по этапам внедрения. В среднем уровень затрат снижается на 20-25% |
Оптимизация Изменение парка оборудования
в соответствии с согласованным долгосрочным планом Установка, удаление, перемещение. Замена, утилизация, списание, выкуп существующего
оборудования. Управление материалами Консолидация закупок материалов и запасных частей,
контроль их уровня на региональных складах клиента |
Служба поддержки Автономная или интегрированный в существующую служба
поддержки, принимающая обращения и обеспечивающая удаленное решение проблем. Онлайн мониторинг Обеспечение постоянного мониторинга состояния
оборудования, статуса работоспособности. Техническое обслуживание Выделенная или удаленная команда специалистов,
занимающаяся техобслуживанием. |
Управление контрактами Консолидация всех существующих договоров на
обслуживание в рамках единого договора. Выделение единого менеджера для
решения всех вопросов управления офисной инфраструктуры организации. Контроль затрат Ежемесячный покопийный счет с разбивкой суммы затрат по
центрам затрат по согласованному алгоритму Отчетность Ежемесячные отчеты по согласованным ключевым
показателям, позволяющие оценивать эффективность управления. Обучение Регулярное обучение и консультации пользователей,
проведение опросов удовлетворенности. |
Что включено в стоимость отпечатка:
- Превентивное устранение неисправностей
- Поставка расходных материалов
- Поставка запчастей
- Ремонт оборудования
- Обеспечение подменным оборудованием
- Новое оборудование и технологии
- Отчетность
Мы не предлагаем продукт – мы решаем проблемы со стоимостью,
производительностью и безопасностью документооборота наших клиентов посредством
внедрения исключительно надежных и экономичных аппаратов и широкого спектра
решений:
- управление документоемкими бизнес-процессами;
- управление офисной печатной инфраструктурой;
- аутсорсинг производства массовой документации
Подход к изменению процесса документооборота в зависимости от масштабов бизнеса может выглядеть по-разному – от установки в течении одного дня необходимого оборудования для малых компаний до разработки долгосрочного проекта изменений.
Этапы проекта оптимизации документооборота для средних и крупных предприятий:
- 1.
Обследование
инфраструктуры (этап занимает 4-6 недель):
- Поэтажная инвентаризация
- Аудит техники – функциональность, изношенность, соответствие требованиям процесса
- Определение объемов печати (сбор данных в течение календарного месяца)
- Анализ финансовых данных – сбор данных о текущих затратах на поддержку офисной печатной инфраструктуры, включая эксплуатационные затраты и затраты на персонал, осуществляющий поддержку, закупку и хранение расходных материалов.
- Определение показателей текущего состояния:
- Отношения числа сотрудников к числу устройств
- Коэффициент использования оборудования
- Стоимость отпечатка
- Среднее число печатаемых страниц на одного сотрудника
- Формирование
стратегии (2-4 недели)
- Формирование
картины будущего состояния:
- Рекомендации по формированию парка оборудования
- План использования высвободившегося оборудования
- Показатели будущего состояни
- Согласование целей и задач
- Расчет финансовой модели
- Формирование
картины будущего состояния:
- Внедрение
проекта (2 месяца – 2 года в зависимости от размеров предприятия). На данном
этапе достигается экономия 5-10% за счет снижения размеров парка техники,
унификации, увеличение производительности и удовлетворенности пользователей при
сохранении объемов печати.
- Инсталляция оборудования
- Обучение
- Автоматизация закупки расходных материалов
- Управление документооборотом – непрерывный процесс над контролем затрат, защитой данных/документов. Позволяет достичь снижения затрат на 20-25%.
- Разработка и внедрение решений, которые позволяют автоматизировать процессы работы с документами, сократить потребность в печати за счёт поиска «цифровых альтернатив».
Комментарий к срокам проекта – по статистике - чем глобальней изменения в
процессах предприятия (не имеет значения с каким направлением деятельности это
связано), тем большее сопротивление вызывают внутри компании. Сценарий,
рассчитанный на более длительный срок, позволяет сгладить такие моменты.
Широкий ассортимент оборудования, позволяющий
индивидуально подойти к процессу формирования парка техники.
Долговечные надежные компоненты (узлы печати) и
емкий ресурс картриджей, требующие меньшей периодичности обслуживания, что
сокращает время планового простоя оборудования и простоя в результате поломок.
Фирменное программное обеспечение, позволяющее
вести учет затрат, мониторинг состояния техники, своевременное обслуживание.
Рекомендации по оптимизации затрат на печать.
При покупке техники выбирать:
- Устройства с двухсторонней печатью – меньше затрат на бумагу
- Устройства с сетевым интерфейсом – одно устройство можно подключить сразу к нескольким рабочим местам, проще управление
- Многофункциональное устройство в качестве одного устройства в офисе – никогда не известно, когда понадобится отсканировать договор или иную документацию
- Принтер – если парк техники большой – нет нужды переплачивать за дублирующуюся функциональность
- Цветной принтер, особенно если уже есть монохромное МФУ. Стоимость печати черно-белых копий на подобных аппаратах уже практически сравнялась со стоимостью печати на монохромных принтерах, а при необходимости цветные графики, отчеты, диаграммы, коммерческие предложения наглядней и произведут больше впечатления на потенциальных партнеров.
В процессе работы:
- Подключить программу KMnet Admin или KMnet Viewer, в одной программе Вы будете видеть весь парк техники, ее состояние
- Использовать услугу ПРИВАТ ПРИНТ – персонализированный доступ к заданиям печати. При пуске на печать пользователь задает 4х значный пин-код (может быть установлен по умолчанию) и печать начнется при вводе на принтере данного кода. Больше никаких утерянных, забытых, перепутанных заданий на большом принтере в отделе. Никаких затрат на повторную печать. Никаких утерь важной информации. Функцией оснащены все устройства, но удобно пользоваться МФУ с сенсорным экраном (обозначаются i)
- Просчитать стоимость печати в случае модернизации парка оборудования (заказать просчет Вы можете, заполнив анкету)
- Отдать все печатные устройства на аутсорсинг и забыть о всех связанных с печатью проблемах.