+38 093 870 4000 / +38 044 483 71 62 info@vital-trade.com.ua
Режим работы: пн-пт 08.00-20.00, сб 10.00-16.00.
Наличный, безналичный расчет.

Оптимизация парка техники

Оптимизация документооборота – не только услуга аренды принтера или покопийного обслуживания – это комплекс мер, направленных на снижение затрат, повышение производительности, защиту данных.

Вопросы:

  • Сколько страниц каждый работник печатает в месяц?
  • Сколько печатается дубликатов документов (утеря, низкое качество оригинала, халатность)?
  • Сколько документов печатается случайно в цвете?
  • Сколько времени теряется на простои принтера (ремонт, отсутствие расходных материалов, низкая производительность оборудования)?
  • Конфиденциальные документы не попадают в чужие руки?
  • Как это влияет на финансовый результат?

Возможно данные вопросы кажутся несущественными при наличии массы других проблем, но:

- для предприятия с парком техники порядка 1.000 единиц годовые потери на процессе документооборота могут достигать 2.000.000 грн. (экономия может быть достигнута за счет снижения количества перепечатки, снижения стоимости 1 страницы, сокращения количества обслуживающего персонала)

- для малого бизнеса цифра годовой экономии выглядит меньше, но как оценить стоимость невозможности своевременно распечатать договор, счет или расходные документы – как минимум это грозит отправкой документов позже почтой, курьерской службой (затраты 5-30 грн. за несколько страниц), а возможно приведет к утере клиента. А как оценить забытый в принтере прайс или финансовый отчет и попавший в результате в руки конкурентов?

В зависимости от размеров цели предприятий могут быть разными:

Для небольших организаций важна бесперебойная работа оборудования – все сотрудники могут печатать, не простаивают процессы предприятия, а услуга стоит разумно.

В больших компаниях ставятся вопросы о том, как вообще должна быть устроена инфраструктура печати, как локализовать и устранить источники неэффективности, как должны учитываться интересы групп пользователей, какие ещё нужны сервисы и решения.

Проблемы

  • Изношенный парк техники (старше 5 лет)
  • Разношерстный парк (более 60 моделей разных вендеров), преобладание однозадачных моделей

    • Колоссальная стоимость владения парком
    • Большой процент выхода из строя оборудования
    • Сложности в обслуживании парка
  • Большое количество подрядчиков
  • Отсутствие единой точки ответственности
  • Ежемесячно обрабатывается большое количество счетов
    • Не видна реальная картина стоимости офисной печати
    • Финансовый контроль невозможен, так как нет централизованного управления этими значительными затратами
    • Составляющие процесса (устройства, услуги, расходные материалы) относятся к различным статьям и уровням бюджета и не имеют конкретного ответственного лица
    • Необходимо поддерживать контакты с множеством поставщиков разными контрактами, многочисленными счетами
  • Необходимость капитальных вложений при желании модернизации
  • Предоплата за поставляемые расходные материалы
  • Отсутствие контроля качества

Цели и задачи:

  • Снижение количества устройств
  • Унификация оборудования
  • Контроль и учет издержек
  • Поставка расходных материалов «здесь и сейчас»
  • Защита данных в течение всего процесса
  • Гарантированная безопасность документов
  • Увеличение времени безотказной работы техники
    • Минимум простоев в результате поломок, планового обслуживания
    • Редкая замена расходных материалов.
  • Повышение производительности труда сотрудников
  • Отсутствие первоначальных инвестиций

Управление офисной инфраструктурой производится в рамках единого договора про принципу «всё включено» с постраничной оплатой, счета по которому могут быть легко детализированы и распределены по центрам затрат.

Централизованный контроль и управленческая отчетность обеспечивает постоянство мероприятий по снижению расходов и дальнейшему усовершенствованию

Обследование офисной инфраструктуры и процессов

Управление эксплуатацией

Оценка текущей ситуации

Формирование стратегии

Расчет финансовой модели

Служба поддержки

Онлайн мониторинг

Техническое обслуживание

Оборудование парком техники

Бэк офис по управлению

Оптимизация

Установка, удаление, перемещение

Управление материалами

Управление контрактами

Контроль затрат

Отчетность

Состав услуги «управление офисной печатной инфраструктурой»

Обследование офисной инфраструктуры и процессов

Оборудование парком техники

Управление эксплуатацией

Бэк офис по управлению

Оценка текущей ситуации.

Оценка уровня текущих затрат

Формирование стратегии.

Разработка долгосрочного плана организации документооборота.

Расчет финансовой модели

Расчет экономического эффекта по этапам внедрения. В среднем уровень затрат снижается на 20-25%

Оптимизация

Изменение парка оборудования в соответствии с согласованным долгосрочным планом

Установка, удаление, перемещение.

Замена, утилизация, списание, выкуп существующего оборудования.

Управление материалами

Консолидация закупок материалов и запасных частей, контроль их уровня на региональных складах клиента

Служба поддержки

Автономная или интегрированный в существующую служба поддержки, принимающая обращения и обеспечивающая удаленное решение проблем.

Онлайн мониторинг

Обеспечение постоянного мониторинга состояния оборудования, статуса работоспособности.

Техническое обслуживание

Выделенная или удаленная команда специалистов, занимающаяся техобслуживанием.

Управление контрактами

Консолидация всех существующих договоров на обслуживание в рамках единого договора. Выделение единого менеджера для решения всех вопросов управления офисной инфраструктуры организации.

Контроль затрат

Ежемесячный покопийный счет с разбивкой суммы затрат по центрам затрат по согласованному алгоритму

Отчетность

Ежемесячные отчеты по согласованным ключевым показателям, позволяющие оценивать эффективность управления.

Обучение

Регулярное обучение и консультации пользователей, проведение опросов удовлетворенности.

Что включено в стоимость отпечатка:

  • Превентивное устранение неисправностей
  • Поставка расходных материалов
  • Поставка запчастей
  • Ремонт оборудования
  • Обеспечение подменным оборудованием
  • Новое оборудование и технологии
  • Отчетность

Мы не предлагаем продукт – мы решаем проблемы со стоимостью, производительностью и безопасностью документооборота наших клиентов посредством внедрения исключительно надежных и экономичных аппаратов и широкого спектра решений:

  • управление документоемкими бизнес-процессами;
  • управление офисной печатной инфраструктурой;
  • аутсорсинг производства массовой документации

Подход к изменению процесса документооборота в зависимости от масштабов бизнеса может выглядеть по-разному – от установки в течении одного дня необходимого оборудования для малых компаний до разработки долгосрочного проекта изменений.

Этапы проекта оптимизации документооборота для средних и крупных предприятий:

  1. 1. Обследование инфраструктуры (этап занимает 4-6 недель):
    1. Поэтажная инвентаризация
    2. Аудит техники – функциональность, изношенность, соответствие требованиям процесса
    3. Определение объемов печати (сбор данных в течение календарного месяца)
    4. Анализ финансовых данных – сбор данных о текущих затратах на поддержку офисной печатной инфраструктуры, включая эксплуатационные затраты и затраты на персонал, осуществляющий поддержку, закупку и хранение расходных материалов.
    5. Определение показателей текущего состояния:
      1. Отношения числа сотрудников к числу устройств
      2. Коэффициент использования оборудования
      3. Стоимость отпечатка
      4. Среднее число печатаемых страниц на одного сотрудника
  2. Формирование стратегии (2-4 недели)
    1. Формирование картины будущего состояния:
      1. Рекомендации по формированию парка оборудования
      2. План использования высвободившегося оборудования
      3. Показатели будущего состояни
    2. Согласование целей и задач
    3. Расчет финансовой модели
  3. Внедрение проекта (2 месяца – 2 года в зависимости от размеров предприятия). На данном этапе достигается экономия 5-10% за счет снижения размеров парка техники, унификации, увеличение производительности и удовлетворенности пользователей при сохранении объемов печати.
    1. Инсталляция оборудования
    2. Обучение
    3. Автоматизация закупки расходных материалов
  4. Управление документооборотом – непрерывный процесс над контролем затрат, защитой данных/документов. Позволяет достичь снижения затрат на 20-25%.
  5. Разработка и внедрение решений, которые позволяют автоматизировать процессы работы с документами, сократить потребность в печати за счёт поиска «цифровых альтернатив».

Комментарий к срокам проекта – по статистике - чем глобальней изменения в процессах предприятия (не имеет значения с каким направлением деятельности это связано), тем большее сопротивление вызывают внутри компании. Сценарий, рассчитанный на более длительный срок, позволяет сгладить такие моменты.

Причины выбора техники Kyocera для внедрения проектов оптимизации документооборота:

Широкий ассортимент оборудования, позволяющий индивидуально подойти к процессу формирования парка техники.

Долговечные надежные компоненты (узлы печати) и емкий ресурс картриджей, требующие меньшей периодичности обслуживания, что сокращает время планового простоя оборудования и простоя в результате поломок.

Фирменное программное обеспечение, позволяющее вести учет затрат, мониторинг состояния техники, своевременное обслуживание.

Рекомендации по оптимизации затрат на печать.

При покупке техники выбирать:

  • Устройства с двухсторонней печатью – меньше затрат на бумагу
  • Устройства с сетевым интерфейсом – одно устройство можно подключить сразу к нескольким рабочим местам, проще управление
  • Многофункциональное устройство в качестве одного устройства в офисе – никогда не известно, когда понадобится отсканировать договор или иную документацию
  • Принтер – если парк техники большой – нет нужды переплачивать за дублирующуюся функциональность
  • Цветной принтер, особенно если уже есть монохромное МФУ. Стоимость печати черно-белых копий на подобных аппаратах уже практически сравнялась со стоимостью печати на монохромных принтерах, а при необходимости цветные графики, отчеты, диаграммы, коммерческие предложения наглядней и произведут больше впечатления на потенциальных партнеров.

В процессе работы:

  • Подключить программу KMnet Admin или KMnet Viewer, в одной программе Вы будете видеть весь парк техники, ее состояние
  • Использовать услугу ПРИВАТ ПРИНТ – персонализированный доступ к заданиям печати. При пуске на печать пользователь задает 4х значный пин-код (может быть установлен по умолчанию) и печать начнется при вводе на принтере данного кода. Больше никаких утерянных, забытых, перепутанных заданий на большом принтере в отделе. Никаких затрат на повторную печать. Никаких утерь важной информации. Функцией оснащены все устройства, но удобно пользоваться МФУ с сенсорным экраном (обозначаются i)
  • Просчитать стоимость печати в случае модернизации парка оборудования (заказать просчет Вы можете, заполнив анкету)
  • Отдать все печатные устройства на аутсорсинг и забыть о всех связанных с печатью проблемах.

В этой категории нет товаров